Een kastensysteem is een vaste voorraadkast op jullie locatie die door een leverancier wordt ingericht, bijgehouden en aangevuld. Medewerkers pakken wat ze nodig hebben. De leverancier zorgt dat de kast gevuld blijft, zonder tekorten en zonder overvoorraad.
Hoogerwerf by Sisters uit Vlaardingen verzorgt kastensystemen voor kantoren, scholen, zorginstellingen en gemeenten in de regio Rijnmond en het Westland.
Herken je dit?
De meeste organisaties regelen hun kantoorartikelen zo: iemand merkt dat iets op is, iemand anders bestelt het, en een paar dagen later ligt het er weer.
Dat werkt, tot het niet werkt. Bijvoorbeeld zo:
- De toner is op, precies op de dag dat er een rapport de deur uit moet.
- Drie afdelingen bestellen los van elkaar dezelfde pennen.
- Er staat een kast vol ordners die niemand meer gebruikt.
- De office manager is elke week tijd kwijt aan lijstjes, bestellingen en nalopen.
Het zijn kleine dingen. Maar bij een organisatie met 50 of 100 mensen tellen ze op.
Hoe werkt ons kastensysteem?
Bij Hoogerwerf verloopt het in vier stappen.
- Kennismaking
We komen langs en kijken hoe het nu gaat. Wat wordt er gebruikt, waar gaat het mis, wie bestelt er nu? - Inrichting
We stellen samen vast wat er in de kast komt. Ieder artikel krijgt een vaste plek, zodat iedereen het direct kan vinden. - Aanvullen
We vullen de kast aan in een ritme dat past bij jullie verbruik. Jullie hoeven zelf niets te bestellen. - Overzicht
Omdat wij de voorraad bijhouden, zie je wat er per periode wordt gebruikt. Zo kun je beter inschatten wat je nodig hebt en waar je kunt besparen.
Wat is het verschil met zelf bestellen?
| Zelf bestellen | Kastensysteem | |
| Wie houdt de voorraad bij? | Iemand binnen je organisatie | Hoogerwerf |
| Kans dat iets op is | Groot | Klein |
| Te veel voorraad | Komt vaak voor | Voorraad past bij verbruik |
| Zicht op verbruik | Weinig | Duidelijk overzicht |
| Tijd die het kost | Elke week wat | Bijna niets |
Welke producten kun je in een kastensysteem opnemen?
Alles wat regelmatig wordt gebruikt en wat je niet wilt missen. Meestal gaat het om:
- pennen, markers en ander schrijfmateriaal
- printpapier, notitieblokken en memoblaadjes
- toners en cartridges
- ordners, mappen en archiefmateriaal
- pantryartikelen zoals koffie, thee, suiker en bekers
- schoonmaakartikelen
We beginnen met wat jullie nu echt gebruiken. Blijkt er na een tijdje iets te missen of juist te blijven liggen, dan passen we de kast aan.
Voor welke organisaties is een kastensysteem geschikt?
Een kastensysteem werkt het best als veel mensen uit dezelfde voorraad pakken. In de praktijk is dat vanaf ongeveer 50 werkplekken.
- Kantoren met meerdere afdelingen of verdiepingen.
- Onderwijsinstellingen, bijvoorbeeld voor de docentenkamer of de administratie.
- Zorginstellingen, waar afdelingen en balies altijd voorraad nodig hebben.
- Gemeenten, met veel medewerkers en vaste inkoopafspraken.
Wat levert een kastensysteem op?
- Altijd voorraad. Je loopt niet meer tegen een lege plank aan.
- Geen overvolle kasten. Er ligt niet meer dan nodig is.
- Overzicht. Je ziet wat er gebruikt wordt en wat het kost.
- Minder regelwerk. De office manager of facilitair medewerker hoeft niet meer elke week te bestellen.
- Rust. Iedereen weet waar alles ligt.
Waarom Hoogerwerf by Sisters?
Hoogerwerf is een familiebedrijf uit Vlaardingen, inmiddels in handen van de derde generatie. Kirsten is het vaste aanspreekpunt voor kastensystemen en facilitaire diensten. Je belt dus altijd met iemand die jullie situatie kent.
In Groot-Rijnmond bezorgen we met onze eigen bezorgdienst. Daardoor kunnen we snel schakelen als er iets extra nodig is.
Veelgestelde vragen
Moeten wij zelf een kast aanschaffen?
Vaak wordt een bestaande kast ingericht. Mocht deze er niet zijn kunnen we altijd samen kijken naar een passende oplossing.
Hoe vaak wordt de kast aangevuld?
Dat stemmen we af op jullie verbruik. Bij de start spreken we samen een ritme af.
Wat kost een kastensysteem?
Dat hangt af van de omvang en de producten. Je betaalt voor wat er gebruikt wordt. Na een eerste gesprek krijg je een voorstel op maat.
In welke regio werkt Hoogerwerf met kastensystemen?
In de regio Rijnmond en het Westland.
Kunnen we de inhoud later nog aanpassen?
Ja. De kast groeit mee met wat jullie nodig hebben.
Is een kastensysteem hetzelfde als bestellen via de webshop?
Nee. Via de webshop bestel je zelf. Bij een kastensysteem houden wij de voorraad bij en vullen we aan, zonder dat jullie hoeven te bestellen.
Benieuwd of het bij jullie past?
Plan een kennismaking met Kirsten. Ze komt langs, kijkt hoe het nu gaat en vertelt eerlijk of een kastensysteem iets voor jullie is.
