13 september 2023
Hoe neuro-onderzoek de basis legde voor de Neural Workplace van Robert Walters
‘Creëer een kantooromgeving waar onze werknemers wíllen zijn.'
Voor recruitmentorganisatie Robert Walters ontwikkelde ons team het eerste kantoor ter wereld dat is ingericht op basis van neurowetenschap. In deze verdiepende casebeschrijving zoomen we in op het neurologische onderzoek dat aan de basis stond van de inrichting van het kantoor op de Amsterdamse Zuidas.
‘Creëer een kantooromgeving waar onze werknemers wíllen zijn, waar ze zich thuis voelen en waar ze zich veilig, gewaardeerd en geïnspireerd voelen. Zodat er een community ontstaat, die ervoor zorgt dat onze mensen optimaal kunnen presteren.’ Dát was in grote lijnen de opdracht die Robert Walters in september 2021 bij Hoogerwerf neerlegde. Wij bedachten een insteek die wereldwijd nooit eerder werd toegepast: een kantoor inrichten op basis van neurowetenschap. ‘Met neurowetenschap dring je door tot de diepste emoties van mensen. Alleen op die manier kun je achterhalen wat écht werkt voor mensen. Ik dacht: dat principe kun je ook toepassen op een kantoor,’ vertelt Peter Hoogerwerf, directeur van Hoogerwerf. ‘Robert Walters ging volledig mee in onze aanpak, waarmee we gerenommeerde concurrenten aftroefden. Dat zij op dit vlak pionier durven te zijn, is geweldig.’
Neuromarketing
Hoogerwerf werkte bij het neuro-onderzoek samen met Neurofactor (specialist op het gebied van neuro- en gedragswetenschap) en Neurensics, de grondlegger van neuromarketing in Nederland. Martin de Munnik is medeoprichter van Neurensics, dat verbonden is aan de universiteit van Amsterdam. Hij was direct enthousiast: ‘Menselijk gedrag wordt overwegend gestuurd door onbewuste processen. Alleen door in het onderbewuste te kijken, kom je erachter hoe mensen zich voelen in een bepaalde omgeving. Wij kunnen dat meten met een functionele MRI-scan (fMRI).
‘Voor het inrichten van een kantooromgeving hadden we dat nooit eerder gedaan.’
Doelen vaststellen
Voordat de fMRI-scans werden uitgevoerd, was het belangrijk de doelen van Robert Walters volledig te doorgronden. In meerdere gesprekken met de directie kwam naar voren dat Robert Walters haar werknemers meer wilde binden, nadat thuiswerken in de coronaperiode gemeengoed was geworden. Het kantoor moest niet alleen een plek worden om te werken, maar ook een plek om collega’s te ontmoeten en een plek waar mensen graag uit zichzelf naar toe komen.
Een andere wens was om de medewerkers van Robert Walters en Walters People meer te ‘mengen’ op de werkvloer, om zo het communitygevoel versterken. Een scheiding tussen werkplekken waar rustig gewerkt kan worden en werkplekken waar salesachtige telefoongesprekken worden gevoerd, versterkt eveneens de community. De adrenaline van de salesgedreven medewerkers heeft door die scheiding namelijk minder effect op de rest van de organisatie. Dit alles zou moeten leiden tot betere prestaties, meer werkgeluk, meer betrokkenheid, minder ziekteverzuim en een langer dienstverband. En extra aantrekkingskracht voor potentiële nieuwe medewerkers.
Profileringsgesprekken
Het middel om deze doelen doel te bereiken: een optimale kantoorinrichting, gebaseerd op nudging, priming en framing. Met deze technieken kunnen gedrag, gevoelens en emoties van mensen bewust en onbewust worden gestuurd. Maar wat is optimaal? Welk gedrag is gewenst? En welke gevoelens en emoties moeten in welke ruimte worden opgeroepen? Om dat in kaart te brengen, werden profileringsgesprekken gevoerd met een representatieve groep van negentien medewerkers.
Martijn den Otter, neurowetenschapper en profiler bij Neurofactor legt uit: ‘Tijdens die gesprekken hebben we de persoonlijkheid van medewerkers in kaart gebracht. Hoe reageren ze op bepaalde omstandigheden? Welke associaties maken ze daarbij? En wat is het verschil tussen de salesgedreven mensen en de mensen in ondersteunende functies? Zo hebben we de doelgroep doorgrond en een goed beeld gekregen van de cultuur binnen Robert Walters. Zo konden we werknemersprofielen en bijbehorende associaties opstellen. Op basis daarvan konden we de populatie voor de scans bepalen én de ontwerpen die we zouden gaan tonen. Profileringsgesprekken zijn cruciaal.’
Van inzichten naar moodboards
Op basis van de verkregen inzichten werd het kantoor verdeeld in verschillende zones: Grand Café, Teamworkzone, Toscaanse Tuin, Sales Arena, Interviewzone en Werklandschap. Ook werd bepaald welke emoties hier moesten worden opgeroepen om de doelen van Robert Walters te kunnen behalen. ‘In de vergaderkamers van de Teamworkzone wilden we vertrouwen oproepen,’ vertelt Martijn. ‘In de Sales Arena wilden we juist de stress en spanning oproepen die topsporters voor een wedstrijd ervaren. Een hogere hartslag, klaar om te scoren. Die emoties zijn nodig om te presteren.’
Met die uitgangspunten maakte Hoogerwerf-architect Manja Buitink moodboards. Op deze moodboards waren verschillende kleuren, teksten en interieurstijlen te zien. Voor elke zone in het pand werden drie verschillende moodboards uitgewerkt, met een duidelijk verschil in stijl.
Emoties meten
De moodboards werden tijdens de fMRI-scans getoond aan een representatieve onderzoekspopulatie van 24 testpersonen. Martin de Munnik van Neurensics vertelt meer over deze scans: ‘Er is een verschil tussen gevoelens en emoties. Gevoelens kun je vaak onder woorden brengen, emoties niet. Emoties zijn de bouwstenen van het gevoel. Denk aan vertrouwen, begeerte, angst of gevaar. Die kun je alleen in kaart brengen met een scan. We hebben gemeten welke hersendelen worden geactiveerd en welke emoties worden opgeroepen bij het zien van bepaalde beelden op de moodboards.’
Onverwachte inzichten
Dat leverde een wetenschappelijk rapport vol interessante inzichten op. Zo bleek dat mensen het liefst overleggen in een open ruimte. ‘De emotie angst nam toe bij het zien van beelden van kleine hokjes en afgesloten ruimtes. Terwijl bij de open ruimtes juist associaties als vertrouwen en betrokkenheid werden gemeten. Dat was anders dan Robert Walters had verwacht; de directie gaf juist aan dat werknemers gesprekken met kandidaten liever in een afgesloten ruimte voeren,’ vertelt Martijn den Otter (Neurofactor).
Angst werd ook gemeten bij het zien van technische snufjes op de moodboards. ‘Dat hadden we evenmin verwacht. De toepassing van technologie hebben we op basis van de uitkomsten van het onderzoek dan ook afgezwakt. Geen VR-brillen en hologrammen, maar vooral praktische snufjes.’
Van rapport naar ontwerp
Verder bleek uit de scans dat beelden van vergaderkamers inderdaad vertrouwen opriepen. En dat de Sales Arena zoals verwacht voor meer stress-emoties zorgde. Voor het Werklandschap kwam de meest rustige interieurstijl als favoriet uit de bus, bij het Grand Café sloeg de optie ‘hotelchique’ het best aan. De resultaten uit de fMRI-scans vormden het uitgangspunt voor de uiteindelijke kantoorinrichting, met onder meer een unieke ‘bufferzone’ in de stijl van een Toscaanse tuin.
Lees meer hierover in onze case: De Neuro Workplace van Robert Walters
Benieuwd wat neurowetenschap voor jou werkomgeving kan betekenen?
Je wilt met je bedrijf verhuizen, verbouwen, herinrichten. Hoe dan ook, je hebt hulp nodig bij het creëren van een geschikte werkruimte voor jouw mensen. Je wilt ze inspiratie bieden, een plek om zich te concentreren of juist uitbundig te brainstormen.
Kortom, je wilt ze – zoals we dat bij Hoogerwerf noemen – werkgeluk laten ervaren.
Hoe dit er voor jou uit ziet? Dat zoeken we samen uit. Met neuro-onderzoek, moodboard sessies, of een inspirerend gesprek aan de koffie tafel.
Net wat jij nodig hebt. We zijn benieuwd naar jouw vraagstuk!
