Zodra een bedrijf groeit, vinden ook steeds meer vergaderingen en bijeenkomsten plaats. Met een room booking systeem zorg je dat iedereen hiervoor efficiënt een ruimte reserveert én altijd inzicht heeft waar en wanneer een ruimte vrij is. “Wij gebruiken het systeem zelf ook, en het is ideaal”, zegt Ronald Noordhoek. “Datzelfde signaal krijgen we van onze klanten. Het scheelt zoveel tijd met rondlopen en zoeken naar een vrije vergaderkamer.”
Elk bedrijf met meerdere vergader- en werkruimtes kent het probleem ongetwijfeld. Je wil morgen klanten ontvangen, maar weet niet zeker of er een vergaderruimte vrij is. Heeft een van je collega’s de ruimte misschien nodig? Komt er last minute een belangrijker overleg tussendoor? Past jouw gezelschap wel in de beschikbare ruimte? “Om al deze vragen en uitdagingen het hoofd te bieden, leveren en installeren wij een slim en tegelijk eenvoudig room booking systeem”, vertelt Ronald Noordhoek, specialist voor deze systemen bij Hoogerwerf. “Dit is dé ideale manier om nooit meer ‘onenigheid’ te krijgen over een vrije ruimte of in onzekerheid te verkeren of je wel een plekje hebt om te vergaderen.”
“In één oogopslag weet je of een vergaderruimte vrij is”
Kleine schermen bij de ingang
Bij veel bedrijven vinden medewerkers het prettig om ook aan de buitenzijde van een vergaderruimte te zien of deze is gereserveerd. “GoBright levert daarvoor kleine schermen die we naast de ingang van een vergaderruimte installeren. Als het scherm groen is, betekent dit dat de ruimte vrij is en is hij rood, dan is een vergadering of bijeenkomst aan de gang. Zo kun je ook als je langsloopt, zien wat de status is”, vertelt Ronald. “Overigens zien we ook klanten die bij de receptie een groot scherm neerzetten om daar het overzicht op alle vergaderruimtes te hebben. Dat is bijvoorbeeld handig als je klanten ontvangt en een receptionist hen naar de juiste vergaderzaal wil brengen.”
Catering en services bestellen
“Het booking systeem heeft overigens meerdere handige functies. Zo kun je zien voor hoeveel personen een zaal geschikt is en kun je zelfs via het systeem catering en andere services bestellen, als jouw bedrijf die mogelijkheden heeft. Daarnaast kun je aangeven welke faciliteiten een vergaderruimte biedt; denk aan een scherm en/of camera voor bijvoorbeeld een conference call. Rapportages schetsen een belangrijk beeld van de frequentie in gebruik, waarmee je dus kunt bepalen of het aantal vergaderruimtes voldoende, te veel of onvoldoende is.”
Schaalbaar systeem met extra features
“Het systeem is enorm schaalbaar. Wil je eerst zien of het goed werkt binnen jouw bedrijf dan kun je met enkele ruimtes of een bepaalde verdieping beginnen. Bevalt het, waar ik wel van uitga, dan kunnen wij dat systeem probleemloos uitbouwen”, zegt Ronald. Dat dit een systeem is met enorm veel mogelijkheden, blijkt wel als Ronald een tipje van de sluier oplicht van de extra features. “Het gebruik hoeft niet beperkt te blijven tot vergaderruimtes. Je kunt het bijvoorbeeld ook inzetten om werkplekken te reserveren. Dat is handig als een bedrijf veel thuiswerkers heeft die af en toe naar kantoor komen en dan zeker willen zijn dat ze een werkplek hebben. Kortom, het is een zeer veelzijdig systeem, waarover ik je graag meer kom vertellen”, besluit Ronald.
Bel of mail voor een afspraak
Wil je meer weten of zou je het systeem eens aan het werk willen zien? Je bent altijd welkom om bij Hoogerwerf in Vlaardingen de toepassing in levenden lijve te bekijken. Bel of mail ons voor een afspraak!
