‘Creëer een kantooromgeving waar onze werknemers wíllen zijn.'
Voor recruitmentorganisatie Robert Walters ontwikkelde ons team het eerste kantoor ter wereld dat is ingericht op basis van neurowetenschap. In deze verdiepende casebeschrijving zoomen we in op het neurologische onderzoek dat aan de basis stond van de inrichting van het kantoor op de Amsterdamse Zuidas.
‘Creëer een kantooromgeving waar onze werknemers wíllen zijn, waar ze zich thuis voelen en waar ze zich veilig, gewaardeerd en geïnspireerd voelen. Zodat er een community ontstaat, die ervoor zorgt dat onze mensen optimaal kunnen presteren.’ Dát was in grote lijnen de opdracht die Robert Walters in september 2021 bij Hoogerwerf neerlegde. Wij bedachten een insteek die wereldwijd nooit eerder werd toegepast: een kantoor inrichten op basis van neurowetenschap. ‘Met neurowetenschap dring je door tot de diepste emoties van mensen. Alleen op die manier kun je achterhalen wat écht werkt voor mensen. Ik dacht: dat principe kun je ook toepassen op een kantoor,’ vertelt Peter Hoogerwerf, directeur van Hoogerwerf. ‘Robert Walters ging volledig mee in onze aanpak, waarmee we gerenommeerde concurrenten aftroefden. Dat zij op dit vlak pionier durven te zijn, is geweldig.’
Doelen vaststellen
Voordat de fMRI-scans werden uitgevoerd, was het belangrijk de doelen van Robert Walters volledig te doorgronden. In meerdere gesprekken met de directie kwam naar voren dat Robert Walters haar werknemers meer wilde binden, nadat thuiswerken in de coronaperiode gemeengoed was geworden. Het kantoor moest niet alleen een plek worden om te werken, maar ook een plek om collega’s te ontmoeten en een plek waar mensen graag uit zichzelf naar toe komen.
Een andere wens was om de medewerkers van Robert Walters en Walters People meer te ‘mengen’ op de werkvloer, om zo het communitygevoel versterken. Een scheiding tussen werkplekken waar rustig gewerkt kan worden en werkplekken waar salesachtige telefoongesprekken worden gevoerd, versterkt eveneens de community. De adrenaline van de salesgedreven medewerkers heeft door die scheiding namelijk minder effect op de rest van de organisatie. Dit alles zou moeten leiden tot betere prestaties, meer werkgeluk, meer betrokkenheid, minder ziekteverzuim en een langer dienstverband. En extra aantrekkingskracht voor potentiële nieuwe medewerkers.
Profileringsgesprekken
Het middel om deze doelen doel te bereiken: een optimale kantoorinrichting, gebaseerd op nudging, priming en framing. Met deze technieken kunnen gedrag, gevoelens en emoties van mensen bewust en onbewust worden gestuurd. Maar wat is optimaal? Welk gedrag is gewenst? En welke gevoelens en emoties moeten in welke ruimte worden opgeroepen? Om dat in kaart te brengen, werden profileringsgesprekken gevoerd met een representatieve groep van negentien medewerkers.
Martijn den Otter, neurowetenschapper en profiler bij Neurofactor legt uit: ‘Tijdens die gesprekken hebben we de persoonlijkheid van medewerkers in kaart gebracht. Hoe reageren ze op bepaalde omstandigheden? Welke associaties maken ze daarbij? En wat is het verschil tussen de salesgedreven mensen en de mensen in ondersteunende functies? Zo hebben we de doelgroep doorgrond en een goed beeld gekregen van de cultuur binnen Robert Walters. Zo konden we werknemersprofielen en bijbehorende associaties opstellen. Op basis daarvan konden we de populatie voor de scans bepalen én de ontwerpen die we zouden gaan tonen. Profileringsgesprekken zijn cruciaal.’
Emoties meten
De moodboards werden tijdens de fMRI-scans getoond aan een representatieve onderzoekspopulatie van 24 testpersonen. Martin de Munnik van Neurensics vertelt meer over deze scans: ‘Er is een verschil tussen gevoelens en emoties. Gevoelens kun je vaak onder woorden brengen, emoties niet. Emoties zijn de bouwstenen van het gevoel. Denk aan vertrouwen, begeerte, angst of gevaar. Die kun je alleen in kaart brengen met een scan. We hebben gemeten welke hersendelen worden geactiveerd en welke emoties worden opgeroepen bij het zien van bepaalde beelden op de moodboards.’
Van rapport naar ontwerp
Verder bleek uit de scans dat beelden van vergaderkamers inderdaad vertrouwen opriepen. En dat de Sales Arena zoals verwacht voor meer stress-emoties zorgde. Voor het Werklandschap kwam de meest rustige interieurstijl als favoriet uit de bus, bij het Grand Café sloeg de optie ‘hotelchique’ het best aan. De resultaten uit de fMRI-scans vormden het uitgangspunt voor de uiteindelijke kantoorinrichting, met onder meer een unieke ‘bufferzone’ in de stijl van een Toscaanse tuin.
Lees meer hierover in onze case: De Neuro Workplace van Robert Walters
