De Neuro Workplace van Robert Walters
Voor recruitmentorganisatie Robert Walters realiseerde ons team een nieuw kantoor volgens een baanbrekend concept. Het is het eerste kantoor ter wereld dat is ingericht op basis van neurowetenschap. Robert Walters nam de nieuwe bedrijfsruimte op de Amsterdamse Zuidas op 1 mei 2023 in gebruik. In deze casebeschrijving vertellen we meer over dit unieke project.
Het vertrekpunt: ontwikkel een kantoor waar mensen wíllen zijn
Voordat we over het heden vertellen, duiken we in het verleden. Het verhaal van het nieuwe kantoor van Robert Walters, al jarenlang een van onze trouwe opdrachtgevers, begint ruim anderhalf jaar voordat het pand in de innovatieve Tower Ten van WTC Amsterdam feestelijk werd geopend. In september 2021 spreken onze directeur Peter Hoogerwerf en onze projectmanager Linda Goedhard met Managing Director Jose Bokhorst en Facility Manager Ivanka Bojovic. Onderwerp van gesprek: het nieuwe kantoor van Robert Walters en Walters People.
‘Robert Walters en Walter People werkten op twee verschillende locaties. We wilden onze mensen graag samenvoegen,’ vertelt Ivanka, die het project van A tot Z begeleidde vanuit Robert Walters. ‘Wat we vooral voor ogen hadden, was het bouwen van een community. Een plek waar collega’s graag uit zichzelf naar toe komen. Sinds de coronaperiode werkten steeds meer mensen steeds vaker thuis; de verbinding met Robert Walters werd minder. Dat wilden we veranderen, zonder mensen te dwingen om op kantoor te werken. Het moet hier leuker zijn dan thuis, dát gevoel wilden we oproepen. Zo hopen we ook getalenteerde collega’s langer te binden. De concurrentie is groot; we zijn lang niet het enige recruitmentbureau op de Zuidas. Waarom zouden mensen bij óns willen werken? Dat zit ‘m voor een belangrijk deel in de kantooromgeving, denken wij.’
Bekijk ook de documentaire van dit bijzondere project
De aanpak: inrichting op basis van uitgebreid neuro-onderzoek
Hoogerwerf bedacht een uniek concept: een kantoorinrichting op basis van neurowetenschap. ‘Omdat je door middel van neurowetenschap kunt doordringen tot de diepste emoties van mensen,’ legt directeur Peter Hoogerwerf uit. ‘Als je wilt voorspellen hoe iemand zich voelt in een bepaalde omgeving, kom je daar alleen achter door in het onderbewuste te kijken.’ Daarom gingen we de samenwerking aan met Neurofactor (specialist op het gebied van neuro- en gedragswetenschap) en Neurensics, de grondlegger van neuromarketing in Nederland.
Normaal gesproken overtuigt Manja Buitink klanten met haar ontwerpen, gebaseerd op de wensen en voorkeuren van een klant. Maar toen onze architect voor het eerst bij Robert Walters aan tafel zat, liet ze geen ontwerp zien. ‘Dat kón ook niet, omdat we het kantoor zouden gaan inrichten op basis van de uitkomsten van neuro-onderzoek. Het ontwerp zou grotendeels bepaald worden door die resultaten,’ vertelt Manja. ‘Dat was best spannend. Het enige dat we konden laten zien, was ons Living Building-concept. Volgens ons dé manier om aan de wens van Robert Walters te voldoen: het creëren van een community-achtige omgeving waar medewerkers uit zichzelf heen willen komen.’
Over ons voorstel om het nieuwe kantoor in te richten op basis van neurowetenschap was Robert Walters direct enthousiast. ‘Als bedrijf omarmen we innovatie,’ vertelt Ivanka. ‘Dat we de eerste ter wereld zijn die een kantoor inrichten op basis van neurowetenschap is leuk. Maar we waren er vooral van overtuigd dat dit dé manier was om onze doelen te bereiken. Vanaf het begin hebben we ons dan ook volledig gecommitteerd aan deze werkwijze. De uitkomsten van het neuro-onderzoek waren absoluut leidend bij de inrichting.’
Peter Hoogerwerf: ‘Robert Walters ging volledig mee in onze innovatieve aanpak, waarmee we gerenommeerde concurrenten aftroefden. Dat Robert Walters op dit vlak pionier durft te zijn en zich volledig committeerde aan de uitkomsten van het neuro-onderzoek, is geweldig.’
Projectmanager Linda Goedhard: ‘Voorheen waren we bij de inrichting van de kantoren van Robert Walters meer gebonden aan de huisstijl. Ook binnen die kaders konden we mooie oplossingen bedenken, maar dit project gaf meer vrijheid. Tijdens het traject hebben we vrijwel alles kunnen uitvoeren zoals het in het definitief ontwerp stond. Vanuit Robert Walters hebben we ontzettend veel vertrouwen gekregen. Bovendien is gedurende het traject bijna nergens op bezuinigd. Bij projecten sneuvelen bijzondere elementen als geur en geluid vaak om budgettaire redenen. Bij dit project niet.’
Ivanka: ‘We hebben van tevoren natuurlijk wel kaders aangegeven. Een ballenbak of glijbaan was er sowieso niet gekomen. Daarnaast hebben we onze visie gegeven op de ontwerpen van Hoogerwerf-architect Manja Buitink. De lijnen waren kort en de samenwerking was erg prettig.’
Het resultaat: kantoor met Sales Arena, Toscaanse Tuin en vijfsterren-uitstraling
Om de wensen en behoeften van Robert Walters in kaart te brengen, werden profileringsgesprekken gevoerd met een representatieve groep medewerkers. Aan de hand hiervan werden werknemersprofielen en bijbehorende associaties opgesteld. Op basis van de verkregen inzichten werd het kantoor van 2.400 vierkante meter verdeeld in zes verschillende zones: Grand Café, Teamworkzone, Toscaanse Tuin, Sales Arena, Interviewzone en Werklandschap. Ook werd bepaald welke emoties hier moesten worden opgeroepen om de doelen van Robert Walters te behalen. Met die uitgangspunten maakten we moodboards met allerlei kleuren, teksten en interieurstijlen.
Manja werkte hierbij nauw samen met Martijn den Otter, de neurowetenschapper en profiler van Neurofactor die de profileringsgesprekken met medewerkers voerde. ‘Samen met Martijn heb ik de optimale indeling en routing van de kantoorruimte bepaald. Uit de gesprekken concludeerden we dat het goed zou zijn om een ruime entree te maken, waar mensen zich welkom en op hun gemak voelen. Daarom hebben we de entree en het Grand Café aan elkaar gekoppeld. Daarnaast kwam naar voren dat er behoefte was aan een splitsing tussen kantoorruimte waar rustig gewerkt kan worden en een ruimte waar salesmedewerkers kunnen “scoren”. Zo ontstond het idee om de Sales Arena voor de Toscaanse Tuin te positioneren, waar medewerkers daarna weer tot rust kunnen komen.’
De moodboards werden tijdens zogeheten fMRI-scans getoond aan een representatieve onderzoekspopulatie. Tijdens deze scans werd gemeten welke hersendelen werden geactiveerd en welke emoties werden opgeroepen bij het zien van de diverse moodboards.
Lees meer hierover in onze case: Hoe neuro-onderzoek de basis legde voor het unieke kantoor van Robert Walters.
Het wetenschappelijk rapport dat hieruit voortkwam, vormde het uitgangspunt voor het definitieve ontwerp. Manja: ‘De basis-sfeer die het meest gewaardeerd werd, bestaat uit houten latten in combinatie met zwart. Dit zie je terug in het Grand Café, de Interviewzone, de Teamworkzone en het Werklandschap. We werken hier vooral met ronde en organische vormen, omdat die als prettig worden ervaren. Voorheen stonden er grote teksten op de muren bij Robert Walters; die waren motiverend bedoeld, maar zorgden vooral voor prestatiedruk. Die teksten zijn er nu niet meer. Verder bleek dat mensen in het Werklandschap vooral een rustige, huiselijke omgeving willen. Die hebben we gecreëerd, waarbij mensen geen vaste werkplekken meer hebben en dus vaker in contact komen met collega’s van andere afdelingen. Iets wat ook vanzelf ontstaat in het Grand Café.’
De Impact: van twee locaties tot één community
Elke zone in het kantoor stimuleert en inspireert mensen op een andere manier, waardoor zij optimaal presteren en zich goed voelen. In de praktijk worden de ruimtes gebruikt op de manier waarop ze bedacht en bedoeld zijn, constateerde Ivanka van Robert Walters in de eerste maanden. ‘We zien dat het Grand Café een belangrijke functie heeft. Er wordt veel minder achter het bureau geluncht dan voorheen. Daardoor krijgt het Grand Café ook direct een sociale functie; collega’s ontmoeten collega’s van andere afdelingen. Ook de vrijdagmiddagborrel wordt weer druk bezocht!’
‘Het door ons zo gewenste communitygevoel is al aan het ontstaan,’ ziet Ivanka. ‘Ook worden in het Grand Café veel gesprekken met kandidaten gevoerd. Voorheen vonden die vooral plaats in afgesloten ruimtes.
Uit de profileringsgesprekken en fMRI-scans (functionele MRI-scan) bleek dat onze mensen deze gesprekken liever voeren in open ruimtes. Daar is het ontwerp op aangepast. In de praktijk blijkt het inderdaad zo te werken. Datzelfde geldt voor de vergaderkamers. Vooraf twijfelden we: hebben we er niet te weinig? Maar het aantal dat we nu hebben, is precies goed. Ontzettend gaaf om te zien!’
De lange termijn: meten is weten
De kantoorinrichting, inclusief nudging-, priming- en framingtechnieken waarmee gedrag, gevoelens en emoties van mensen bewust en onbewust worden gestuurd, werkt dus zoals bedoeld en bedacht. Of het ook daadwerkelijk bijdraagt aan meer verbinding, extra aantrekkingskracht, minder ziekteverzuim en langere dienstverbanden? Die conclusie kan in de loop van 2024 worden getrokken. ‘We gaan over een langere periode meten wat het effect is,’ schets Ivanka. ‘We gaan kijken naar onze eigen recruitmentkosten en naar het personeelsverloop. En we gaan hier in de toekomst serieus het werkgeluk meten. De tijd zal leren wat deze investering waard is. Maar het feit dat er op de Zuidas over ons kantoor wordt gesproken en we regelmatig mensen ontvangen voor een rondleiding, geeft in ieder geval het gevoel dat dit unieke concept aanslaat.’
Benieuwd wat neurowetenschap voor jouw werkomgeving kan betekenen?
Je wilt met je bedrijf verhuizen, verbouwen, herinrichten. Hoe dan ook, je hebt hulp nodig bij het creëren van een geschikte werkruimte voor jouw mensen. Je wilt ze inspiratie bieden, een plek om zich te concentreren of juist uitbundig te brainstormen.
Kortom, je wilt ze – zoals we dat bij Hoogerwerf noemen – werkgeluk laten ervaren.
Hoe dit er voor jou uit ziet? Dat zoeken we samen uit. Met neuro-onderzoek, moodboard sessies, of een inspirerend gesprek aan de koffie tafel.
Net wat jij nodig hebt. We zijn benieuwd naar jouw vraagstuk!
